Valberedningen – lökarnas gömställe eller den viktigaste posten?

Reading Time: 7 minutes

Apropå roller så kan jag kan nog kalla mig styrelseproffs också efter att jobbat inom och med styrelser i hela mitt liv sedan den första i elevrådet där jag fick vara när ingen annan ville. Jag vill minnas att vi gav ut en skoltidning där jag hade en spalt med ”senaste från elevrådet” eller något. Jag minns dock inte att jag gjorde någon skillnad utan lökade mest av tiden, som man ofta gör i styrelser. Bra hack i CVn tyckte jag. Till dags dato har jag nog plöjt ner ett år av mitt liv med styrelsejobb i någon form:

  • Grundat 2 aktiebolag, 2 handelsbolag, 3 stiftelser och 5 föreningar.
  • Ordförande eller sekreterare i samtliga dessa styrelser
  • Styrelserådgivare till svenska mästarna i handboll
  • Revisor till div 1 lag i Handboll
  • Sekreterare i 2 BRF
  • Årsmötesledare som konsult i 3 föreningar
  • Ledamot av valberedningen i 3 föreningar

Av alla ovan nämnda poster så har arbetet varit ideellt utom de fall jag varit årsmötesledare där jag tar en symbolisk lax plus resa och logi, förutsatt föreningen är ideell. Men av alla dessa roller måste jag slå ett slag för den absolut viktigaste rollen som också är den enklaste, i alla fall om man gör som alla andra och vispar ihop några namn som är coola (ex kändisar) och frågar dem om de är sugna – valberedningen. Nio av tio tillfrågade av valberedningen är sugna på styrelsen men tio av tio har inte tiden eller kompetensen så det blir ett gäng lökare ett år till. Jag vill härmed höja statusen för valberedningen som måste få ett tydligt mandat och ansvar i stadgarna att säkerställa en kompetent och engagerad styrelse att förvalta vår historia och ta oss in i framtiden. För allt vad hela vårt jävla liv är värt.

Vad är en valberedning?

Men först så bör vi definiera vad vi menar med en valberedning. Den kan trots allt skilja från olika organisationstyper men i grova drag låt oss enas om att en valberedning i en förening har som huvudsaklig uppgift att förbereda och genomföra val av förtroendevalda inom föreningen. Dess främsta funktion är att säkerställa en öppen och demokratisk process vid tillsättning av olika befattningar, oavsett vad jag tycker här om denna roll. Glöm inte att valberedningen bereder en lista med kandidater som accepteras att bli detta. Årsmötet och dess medlemmar kan ta fram helt andra namn. Då har valberedningen misslyckats kapitalt med att pejla medlemmarnas intressen och sk kupper kan inträffa, som det skedde när Korpens Stockholms glest besatta årsmöte 2002 fick besök av tio medlemmar som röstade in sig själva i styrelsen och snart tömde kassan på klubbfester. Det var knappast kupper som skedde i en annan lokal korpförening 2005 där styrelsen bestod av tre personer sedan evighets tider med en kassa på 100 lax och omsättning på 20, utan att det fanns en valberedning. Bra årsfest var det dock för de som fick en inbjudan.

En lökarberedning?

En gång anmälde jag mig till en styrelse och mejlade valberedningen mitt intresse. Ingen hörde dock av sig förrän långt efter årsmötet då jag plötsligen såg att jag blivit invald i valberedningen. Jag lät året gå och låg lågt men kunde under året se att verksamheten var stagnerande och i stort behov av ledarskap och engagemang. Jag fick visserligen inbjudan till julbord en vecka innan som om det vore någon de glömt men jag tackade nej, tjurig som jag är. När det var dags för valberedningens jobb någon månad innan årsmötet så initierades detta av ordföranden (och inte av oss) som i samma veva meddelade sitt avhopp. Vi skickade ut ett mejl till styrelsen där de fick säga bu eller bä på en fortsättning för att inventera och hälften ville köra vidare ett år till. Där stod ”valberedningen” nu med en excelfil på alla namnen i nuvarande styrelse, som jag inte kände (utom en), och deras status och skulle börja sitt jobb. Som vän av ordning föreslog jag på mötet för de andra två att vi skulle anamma en strukturerad process (se mina tips nedan) för att få en hållbar styrelse som skulle ta oss ur den stagnation vi hade. De andra två menade att så hade de inte gjort tidigare och med förbättring i DNA och nyspräckt topplock tackade jag för mig, meddelade mitt avhopp från valberedningen och klev ur mötet. Det finns tre sätt att tackla problem. Fixa, ducka eller skippa. Jag valde det senare då organisationen inte var livsnödvändig för mig som numera fd medlem.

Gör som 1 731 andra, prenumerera du med.

Mina tips

Nedan följer några vanliga arbetsuppgifter för en valberedning såsom jag anser det ska vara:

  1. Fortlöpande förarbete:
    * Som styrelse – bjud in valberedningen till styrelsemöten för att se om ni sköter er. Här rekommenderar jag att valberedningen har en stående inbjudan till styrelsemötena för att scouta hur det går för deras tidigare kandidater och får uppleva frukten av sitt goda jobba live. Ofta ser jag här personer som är tysta eller inte har tid. De måste coachas av ordföranden eller valberedningen att komma in i matchen.
    * Som valberedning – håll er ajour med vilka som är engagerade i föreningen och delta på gemensamma sammankomster. Läs verksamhetsberättelsen för föregående år och även innevarande års verksamhetsplan. Följs dessa?
  2. Identifiera behov: Minst tre månader innan årsmötet så bör valberedningen göra en inventering av vilka positioner och uppdrag som behöver tillsättas inom föreningen. Har något nytt problem/möjlighet uppstått som vi behöver tackla och ha kompetenser för? En AI-guru kanske? Behovslistan matchas med nuvarande styrelse och deras intresse för att fortsätta. Nuvarande styrelse får härmed i god tid innan årsmötet ge sin syn på omval eller avhopp. De som har sitt sista år får frågan om de vill fortsätta. Resultatet från inventeringen (behovet + de som vill fortsätta) presenteras styrelsen för transparens. För det gap som uppstår iom inventeringen skapas enkla rollbeskrivningar och används senare vid intervjuerna.
  3. Ta emot nomineringar: Valberedningen tar nu emot nomineringar från medlemmarna i föreningen via ett digitalt formulär som skapas, eller ännu hellre, återanvänds från tidigare år så man ser vilka namn som återkommer. I formuläret nominerar medlemmen förslag på kandidater inklusive sig själva om de vill. Tre fält: Namn på medlem, namn på nominerad, motivering. Fundera om formulärsvaren ska vara transparenta för medlemmarna eller bara för valberedningen. Styrelsen har dock inget här att göra men de är iofs också medlemmar. Det sker ca två månader innan årsmötet.
  4. Kontakt med kandidater: Baserat på nomineringarna kan man nu se bra kandidater att intervjua. Eller inga svar alls och då har vi ett stort problem – hur man kan skapa engagemang eller bara lägga ner hela skiten. Börja med att mejla alla som fått en nominering att de måste återkomma om det antar denna nominering. Svarar man inte eller tackar nej så sållas man bort. Sedan börjar valberedningens stora jobb – att säkerställa rätt man på rätt plats. Och inte vispa ihop ännu en lista. Börja scanna de offentliga forum som tex Teams på vilka som är engagerade. Där har du dina kandidater. Nu delar valberedningen upp alla nominerade mellan sig inklusive kandidaterna från styrelsen som vill ställa upp för omval vidare och dessa intervjuas nu muntligen och allra helst öga mot öga. Max fem kandidater per person i valberedningen är mitt råd så detta inte blir ett jobb som tar mer än en vecka. Frågor som bör ställas:
    • Varför vill du ställa upp som kandidat?
    • Vilken erfarenhet har du från liknande uppdrag?
    • Vilken/vilka roller i styrelsen kandiderar du till?
    • Om du väljs, hur kommer vi som medlemmar märka detta? Vad kommer du ändra på?
    • Har du verkligen den tid och engagemang som krävs för detta?
  5. Sammanställa förslag till val: Efter att ha utvärderat kandidaterna och intervjuerna sammanställer valberedningen ett förslag till val på årsmötet. Detta innebär att de presenterar en lista med föreslagna kandidater för varje befattning. Tänk på att styrelsen skall vara en representation av medlemmarna där kön, ras, geografi, kompetens är viktiga faktorer så det inte blir ett gäng vita medelålders griniga gubbar nu igen. Här vill jag trycka på vikten av att det finns någon som har god ekonomisk kompetens att hålla koll på detta – en blivande kassör? I vissa stadgar står inget om val av roller till styrelsen och där förutsätts att styrelsen konstituerar sig själva, förslagsvis på ett snabbt första styrelsemöte meddetsamma efter årsmötet där ju alla kandidaterna är med. Här bör man säkerställa en gång till att kandidaterna ställer upp för det kan ha gått ett par månader i värsta fall sedan dom visade intresse. De nominerade som ej blev kandidater meddelas likt man får svar på en jobbansökan. Här kan man väva in en fråga om intresse för att delta i valberedningen i stället om inte stadgarna säger en maxgräns på valberedningen.
  6. Informera medlemmarna: Valberedningen informerar föreningens medlemmar om de föreslagna kandidaterna enligt stadgarna som brukar säga att det skall ske några veckor innan information om det kommande årsmötet. Jag rekommenderar att det sker genom att bifoga en av valberedningen signad A4/PDF där alla namn och eventuellt roller listas. Men det kan också innebära att man via digitala kanaler presenterar kandidaternas bakgrund och erfarenhet så medlemmarna får en känsla för dessa kandidater.
  7. Organisera och genomföra valet: Valberedningen bör ansvara för att organisera och genomföra själva årsmötet. Jag vill absolut rekommendera detta i stället för att styrelsen får ytterligare ett jobb att mäkta med. Med detta innebär att ta fram alla erforderliga handlingar, bjuda in i tid, boka lokal och fika, fixa en extern (ej medlem) person som arvoderas för att vara oberoende mötesordförande, skapa röstsedlar och varför inte; skapa möjlighet för de som inte kunde vara här ikväll så att de också kan rösta och följa mötet via nätet. Detta bör dock medges i stadgarna så börja med att skriva in den stadgeändringen via en motion på årsmötet, så kan ni köra det nästa år.
  8. Rapportera resultatet: Efter årsmötet rapporterar valberedningen resultatet av valet till föreningens medlemmar. De informerar om vilka kandidater som har valts in i olika befattningar. Detta sker enligt stadgar men här rekommenderar jag senast en vecka efter. Finns digitala forum varför inte redan live från mötet eller dagen efter? Glöm dock inte att det är formellt icke juridiskt hållbart förrän årsmötesprotokollet är justerat, och det kan ju ta tid när ett papper ska flyttas runt för signering. Det finns idag dock digitala lösningar som kan rappa på detta.
  9. Överlämna till de nya förtroendevalda: Valberedningen avslutar sitt arbete genom att överlämna ansvaret till de nyvalda i styrelsen och informera dem om eventuella specifika uppdrag och förväntningar. Tex att genomföra de motioner som gick igenom på årsmötet. Addera gärna mätetal här som kan verifiera att valberedningen har gjort ett bra jobb. Ledtrådar är ändamålsparagrafen i stadgarna – hur kan man mäta att vi skapat den nytta som står där och korrelation mellan budget och verksamhetsplan? Andra mätetal är tex antalet medlemmar som slutar, antal styrelsemedlemmar som slutar, sund ekonomi, antal medlemsfester, antal SM guld, antal sammankomster, närvaro etc.

Summering

Se valberedningen som föreningens viktigaste roll och bjud in dem till möten och annat som gör deras arbete lättare. När du jobbat i styrelsen minst en mandatperiod så kvalar du in till valberedningen, inte tvärtom. Ge dem stort ansvar och lita på dem. De är de som ska ha skiten/berömmet när nästa årsmöte går som en polsk riksdag/dans. Inte vara stället som de som blev över får slagga.

Lycka till!

First doubt – then believe, not the other way around.

Ove Holmberg

Annons

Håller du med? Eller inte? Diskutera här...