Hur gör man för att kunna jobba ihop som volontärer på distans och på deltid med ett oerhört komplext projekt? Omöjligt? Projektet noQ är ett försök att skapa nytta för utsatta i samhället och består enbart av volontärer och har skapat sitt eget arbetssätt inspirerat av flow, scrum och holocracy. VI har döpt det till ”Floscracy – the noQ way”.
Scrum och flow har vi alla koll på men vad är holocracy? Holocracy är en organisationsform som bygger på självledande team och ansvarsområden. I en holokratisk organisation är det medarbetarna som har makten och ansvaret för att fatta beslut och driva verksamheten framåt. Holocracy är uppbyggd av cirklar istället för team och pyramider, där varje cirkel har ett eget ansvarsområde. Cirkelmedlemmarna är alla delaktiga i att fatta beslut inom sitt ansvarsområde, och de har alla ansvar för att cirkeln når sina mål.
Varje cirkel som föds bygger på ett behov och någon som vill vara cirkelledare. Behoven tas först fram genom att workshoppa fram basbehoven hos organisationen. Tex Växa och bli fler (HR), ha stöd för att jobba (IT) och få fler kunder (marknadsföring). Om VI tar marknadsföring som exempel så finns i denna cirkel medarbetare med olika kompetenser/roller som de själva har definerat, till exempel copywriters, designers och sociala medier-experter. Cirkelmedlemmarna arbetar tillsammans för att utveckla och genomföra marknadsföringskampanjer. De har alla ansvar för att cirkeln når sina mål, och de har alla möjlighet att påverka besluten som fattas inom cirkeln. Om nytt behov uppstår så knoppas cirklar av till ”sub-cirklar”, exempelvis Facebook cirkeln som skapar marknadsföring med Facebook drivet av en ny cirkelledare.
Det är viktigt att VI är medvetna om vad holocracy innebär och att VI är villiga att ta ansvar för vår egen utveckling och för verksamhetens framgång. Holocracy är en komplex organisationsform som kan vara svår att implementera så därför VI applicerar struktur i form av Scrum och flow ovanpå detta. Våra cirkelledare är Scrum masters och ser till att vi anammar Scrums ceremonier; sprintplanering, weekly standup, retrospektiv och review och jobbar hårt med eventuella hinder. Och det är där flow kommer in. För oss innebär Flow att VI hela tiden strävar efter flödesoptimering, här får ingenting stå stilla och vårt primära mätetal är ledtid för vårat arbete som hela tiden ska bli kortare. Om ledtiden stiger så fokuserar VI alla på detta – annars är respektive cirkel fria att skapa sina egna mätetal.
För oss innebär det följande
- Ökad autonomi: Holakrati ger oss mer autonomi och befogenhet att fatta snabba bra beslut inom våra roller, vilket kan passa dem som jobbar deltid och behöver flexibilitet i sitt arbete. Vi behöver inte vänta på bra beslut och ledtiden minskar.
- Tydliga roller och ansvar: Holocracy har en tydlig struktur med definierade roller och ansvar, vilket kan underlätta för volontärer som jobbar deltid och behöver tydlighet kring sina arbetsuppgifter. Att vara trygg i sin roll är en förutsättning.
- Ökad transparens: Holocracy främjar öppenhet och transparens i beslutsfattandet, vilket är fördelaktigt för oss som jobbar på distans och behöver tydlig kommunikation kring organisationens processer och beslut. Alla möten är öppna för alla, men det har VI inte tid med, så VI får lita på varandra. Besluten dokumenteras dock och alla mötens spelas in.
- Kräver stark kommunikation: Holocracy kräver en stark kommunikation och samarbete mellan teammedlemmarna för att fungera effektivt, vilket kan vara utmanande för volontärer som jobbar på distans och inte alltid har möjlighet att träffas personligen. Men för detta har VI bra verktyg.
- Kräver hög grad av självstyrning: Holocracy kräver att teammedlemmarna är självstyrande och tar ansvar för sina roller och beslut, vilket kan vara utmanande för volontärer som jobbar deltid och inte alltid har möjlighet att prioritera sitt engagemang på heltid. Då vi jobbar deltid och vi alla har olika arbetstider så säkerställer VI kvalitet och lärande genom mitt beprövade wingmate koncept där man altid har en kompis som stöttar.
- Kräver tid och resurser: Implementeringen av holocracy kan kräva tid och resurser för att utbilda teammedlemmarna och anpassa organisationen till den nya strukturen, vilket kan vara utmanande för volontärer som jobbar deltid och inte alltid har möjlighet att delta i utbildningen. Här försöker VI ha återkommande inspelade korta utbildningar för att skapa en intern akademi.
Vill du prova på? Kontakta noQ här.