Hörni möten är ju där all förändring startar. Utbildningar, workhops, broadcasts, stand ups, planeringsmöten, retrospektiv etc. Om vi inte har diktatur på jobbet vill säga? Efter att ha ”lett möten” i hela mitt liv gick jag för ett par år sedan en kurs i facilitering. Denna kurs verifierade mycket av mina teorier men gav mig också bakläxa samt nya verktyg och en trygghet i att leda möten effektivt. Knep som att använda speciell penna när man skriver Post-it och vädra rummet i pausen blev dock värdelösa när corona slog till och vi gick över till onlinemöten. Jag tror att dessa möten nu är här för att stanna och vi behöver till stor del lära om hur vi får dessa effektiva.
Jag har det senaste året faciliterat massor av workshops, utbildat produktägare, mentorerat nya agila coacher, coachat team och managers – hela tiden via MS Teams eller Zoom som nu börjar ta över marknaden som samarbetsplattformar. Under dessa möten har jag sett en vikande trend på hur värdefulla mötena blir. En stor mättnad har inträtt och tagit över den första entusiasmen över den frihet som det nya arbetssättet givit oss, dock tvärt emot vad det agila manifestet förespråkar att arbeta tillsammans dagligen.
För tio år sedan på det stora mediahuset så offshorade vi delar av verksamheten till Ryssland. För att få det att fungera så satte vi upp en stor skärm på vardera kontoren och hade Skype igång dygnet runt. Ofta tog vi vår kaffe där och när vi behövde snabba svar så ropade vi tills någon på den andra sidan kom och svarade. Men då pratade vi inte om agila transformationer än, vi gjorde agilt och tillämpade det som fanns till hands. Själv har jag nu mitt kontor i en klädkammare. Varför inte sätta upp en kamera där som sänder åtta timmar om dagen och på en skärm ser jag hur mitt team stretar på. Men nu var det möten detta skulle handla om, men jag tror att vi behöver få till en ”kameradisciplin” som ger oss den där vi-känslan vi nu saknar och det trots den integritetsnoja som vi är vana vid.
Mina spaningar under de möten jag hållit men även deltagit i, är att väldigt få är aktiva och ännu färre kan ta till sig informationen på grund av brus (teknikstrul, brist på kroppsspråk etc) samt att man inte har mötet i anslutning till tillämpningen. General Motors hade tidigare en kultur som hette ”GM nod”. Den byggde på att alla var överens i mötena men sedan gick tillbaka och gjorde som vanligt i alla fall. Man kan resonera om varför så, men en stor anledning låg nog i bristen på psykologisk säkerhet som jag lär återkomma med i ett annat inlägg. En annat skäl kanske var att man jobbade i silos och inte brydde sig om andra och ett tredje mättnad på förändring. Hur som helst så ser jag många ”nod” därute som jag tror beror på den möjlighet vi nu har att ducka i onlinemöten. Eller koka kaffe som jag kallar det.
Min spaning säger att det är ett stort tapp i värde för onlinemöten när man väl checkat in som slutar i att endast 15% känner att mötet var värdefullt, detta trots att feedbacken säger annorlunda. Feedbacken som alltid har snitt 3,8 (av 5) hur man än försöker. Där försvinner många på grund av dålig facilitering, dåliga/ovana verktyg, fel förväntningar eller psykologisk säkerhet. Man checkar ut när man checkat in och kokar kaffe. Det finns enkla knep för att verifiera och korrigera detta men det spar jag till senare. När man sedan inte har mötet i anslutning till dess tillämpning (ex utbilda på något som ska användas senare) så har bara 5% av polletterna trillat ned.
Detta verifieras av Ebbighaus glömskekurva som säger att vi har glömt hälften inom en timme om vi inte praktiserar lärdomen vi fått inom sitt sammanhang. Därför måste vi undvika hela veckor i klassrum för att sedan komma tillbaka till verkligheten och inte ha tid att tillämpa den nya kunskapen.
En annan spaning är att företag köper in utbildning från externa leverantörer och helt utan mätbara krav som kunskap av företagets affär och kultur. Agila cocaher med en ”det beror på” attityd kan man gärna ersätta med interaktiva onlineutbildningar. Det må vara hänt i mindre organisationer men när man är ett stort mulitinationellt företag ska lärarna komma inifrån och vara under HRs flagg. På de senaste två gigen jag varit har de externa utbildarna slängts ut efter ett tillfälle. Detta har genererat uppförsbacke för senare utbildning av proffs.
Jag har genom åren tagit fram ett utbildningspaket på tio workshops som jag erbjuder grupper som vill bli team. Hos en kund körde jag detta paket med två team och fick snittbetyget 4,3 på båda teamen. Feedbacken, som enbart var detaljförbättringar, från vardera team snappade jag upp och förbättrade formatet och materialet med. När det var dags för det tredje teamet blev det platt fall. Skillnaden från de andra teamen var att detta team var större, hade jobbat ihop länge och där de flesta var ingenjörer. Betyget var 3,2 efter de första inledande sessionerna och vi kallade till ett krismöte med oss som administrerade. På följande session presenterade vi feedbacken för gruppen (som ännu inte var ett team i min bok) och diskuterade om vi skulle fortsätta eller om vi skulle avbryta. Vi beslöt att fortsätta ett tag till för att sedan eventuellt avbryta om kritiken fortsatte vara hård. Jag slängde då in sessionen om Psychological safety i leken och plötsligen blev kritiken nådigare. Fler började feedbacka och det visade sig att de som hela tiden varit nöjda nu vågade säga sin mening och därmed höjdes betyget och landade på 3,8 efter tio sessioner.
Mina råd för hur man får mer värde från onlinemöten
- Undvik möten och framförallt återkommande sådana. Behövs verkligen detta möte? Skapa ett sug istället för den mättnad som nu finns.
- Om det behövs, korta ner det till 20 minuter, det är maxtid vi kan kräva uppmärksamhet.
- Varva teori med praktik i mötena.
- Se till att materialet och mötet har koppling till organisationen och inte är generisk.
- Se till att våra eventuella Powerpoints är pedagogiskt utformade med tydliga visuella budskap hellre än manualer.
- Facilitera, utbilda, coacha med en process som ger dig trygghet och respekt och inte den ”beror på” attityd nya oerfarna agila coacher ofta svänger sig med. (Agila coacher ska få ett eget inlägg senare – var så säkra)
- Se till att verktygen stöder denna process. Framför allt kamera på och om det inte är OK så ska det finnas goda skäl.
- Bli mästare på verktygen. Tips: Slido.
- Flipped classroom är en metod som bygger på ”hemläxa”. Googla på det – så lägger jag upp all min utbildning idag.
- Inled varje möte med att verifiera psykologisk säkerhet. Avsluta mötet bums om detta inte är på plats.
- Som lärare så måste du gå retorik och faciliteringsutbildning. Givetvis med flipped classroom.
- Studera pygmalioneffekten. Dvs lärandet blir bättre om man har höga förväntningar på sig.
- För ett bra erbjudande på detta tema se våra utbildningar