När man ätit en god buffet till lunch och sätter sig i 13-mötet så kommer paltkoman. På samma sätt när man jobbat intensivt och sätter sig i retrospektivet så kommer Retrokoman. Med detta inlägg vill jag utmana sanningen retrospektiv som vi agila fåntrattar envist säger att vi inte får tumma på.
Jag har predikat retron som helig ko i snart 20 år. Om vi leker med tanken att jag hela tiden haft ansvar för 2-3 team och vi kört tvåveckorssprintar så blir det ca 1000 retrospektiv. Om jag tar bort de första åren då jag var en klåpare så blir det 500 kvar. Av dessa 500 så har 200 varit värdefulla och dessa har varit sprint 3-10 då engagemanget varit stort. Om man tittar på resten, de 300, dvs 30% av alla retron så har dessa varit värdelösa. Ofta på grund av att de åtgärder vi kom överens om aldrig gjordes eller var för flummiga* och kunde enkelt viftas bort som fixade. Men sen har vi alla dessa som förstörs av retrokoman.
Det är dessa retron som deltagarna vill skippa och kommer totalt oförberedda med tankarna någon annanstans. I ett av dessa retron skulle jag utebli från, men teamet var moget och kunde köra själva utan mig. När jag tittade på utkomsten så såg jag att mötet som kördes över MS Teams endast tog 30 minuter. Det var fem personer i retron men endast fyra saker kom upp på förbättringssidan, varav av en var ”kämpar för att hitta förbättringar för retrot;)” vilket triggade detta inlägg.
Är du mitt uppe i ett retrokoma möte och inte har den önskade kvaliten/kvantiteten på diskussionerna, så avbryt omedelbart och spendera resten av tiden till att diskutera hur ni ska jobba med kontinuerlig förbättring framöver istället. Tiden kommer nog inte räcka till för att komma med ett förslag på detta djupa ämne så utkomsten bör blir minst att sätta upp en ny tid för ett retro på retrot omedelbart.
För att undvika retrokoman rekommenderar jag att peppa på standups med glada tillrop som ”hörde jag ett förbättringsförslag?”, ifrågasätta varför saker händer dagligen och se dessa som kandidater till retrot, spara förbättringsförslag som post-its på din skärm tills retrodagen, variera formatet på retrot och ge beröm till de som verkligen engagerar sig. De som bara sitter av retrot kan man med fördel inte bjuda in till nästa och heller inte fikat därefter. Utfrysning? Kalla det så om du vill men de som inte vill vara med i teamet bryr vi oss inte om.
Mitt bästa förslag är att ställa in retron tills när någon från teamet vill ha den tillbaka (dock inte du som teamlead/SM). Om tiden går, ingen vill ha retrot tillbaka och problem fortfarande finns kvar så ta ett steg tillbaka och låt det före detta teamet gå in i resurs-mode. Dvs hantera dem som resurser och planera dem i ett excelark. 8-17, rast 12-13.
Ett annat förslag är kontinuerlig förbättring genom att använda ett digitalt verktyg tex MS Teams där man skriver in sina förbättringsförslag när de händer i realtid och där du som SM/Teamlead agerar omedelbart. Ställ in en digital agent att bevaka detta verktyg och när ett nytt entry kommer i din mailbox, gå till denne person tacka för bidraget och diskutera en action som ni testar utan resursernas godkännande i stealth mode. Lyckas det skrivs det in i Playbooken. Misslyckas det – gör om, gör rätt.
Ett annat förslag är att som SM/Teamlead utebli från retrot och se hur det blir utan dig som facilitator. Som jag gjorde ovan och sedan gjorde att jag enkelt kunde ställa en diagnos som gav inspiration till denna blogpost.
🤔ve
* Jag skrev en till post på detta tema och hur man delvis kan undvika detta här